SISTEMA X-MIND

Aplicado à área de informática

Sistema de Treinamento e Gerenciamento de Recursos de Informática

POLÍTICA DE INFORMÁTICA

Sistema X-MIND é um sistema de gerenciamento que age na raiz do problema que é o treinamento de pessoal. Praticamente podemos colocar a maior parte dos problemas da humanidade na falta de treinamento. Às vezes, podemos dizer que a causa também seja a falta de motivação. Mas até a motivação pode ser treinada.

O conceito do sistema X-MIND pode ser aplicado em outras áreas, mas aqui faremos apenas a menção à informática. Muitos dos problemas enfrentados pelas empresas está, não só na falta de conhecimento dos usuários, mas também na falta de uma padronização. Existem empresas que impõe certas regras, mas muitos funcionários fazem o boicote. E quando uma empresa adota medidas enérgicas, até que consegue contornar a situação, mas mesmo assim são colocadas barreiras e o ambiente de trabalho decai. Assim há uma necessidade de ajustar esse pessoal dentro de um sistema de trabalho, onde haja uma criação de uma nova mentalidade. Para implementar essa nova mentalidade deve-se começar pela raiz, isto é, pelo treinamento básico. A heterogeneidade do conhecimento, muitas vezes, faz com que pensemos que um usuário não precise ser treinado e outros que precisam são ignorados. Deve haver um modo em que, o que sabe mais ajude o que sabe menos, e assim todos sejam colocados num mesmo patamar, para pelo menos ter início de conversa: a informática.

Seria bom que todos dentro de uma empresa adotassem um padrão de arquivos, onde não haja necessidade de pedir para um colega, onde ele guardou determinado trabalho. Saber como cada um pensa, ajuda não só na eficiência dos executores, como também no próprio ambiente. Para melhorar o ambiente de trabalho há uma necessidade da empresa em implementar um sistema de trabalho em que todos sintam-se mais humanos. Quando as pessoas acham que estão ganhando pouco, muitas vezes, a raiz do problema não está no salário, e sim, no ambiente em que trabalha. E mesmo que haja um aumento, elas sempre estarão querendo mais. Assim mesmo, têm pessoas que pedem demissão depois de conseguirem altos salários.

Sistema X-MIND é isso, “gerenciar treinando”, aproveitando o potencial de cada um treinando outros usuários. Com isso pode ser criada uma equipe de pessoal com mentalidade (mindware), melhorando em todos os aspectos o ambiente e eficiência no trabalho. Para o usuário é interessante, pois ele sempre estará aprendendo novos trabalhos e para a empresa também, pois será necessário pouco investimento (aproveitamento do pessoal interno) e terá pessoas mais dedicadas dando maiores retornos.

ELEMENTO DE INFORMÁTICA

O sistema X-MIND prevê o constante treinamento das pessoas dentro da empresa. A essas pessoas com formação de mentalidade são chamadas de “elementos de informática”. Formar simplesmente elemento de informática, estaremos na verdade criando recurso de pessoal um pouco mais especializado do que um simples usuário. Teremos ainda alguns problemas na parte do andamento e de controle na linha de frente, isto é, no controle dos equipamentos e de softwares instalados, além de apoio aos usuários e à chefia. Com isso temos a necessidade dos elementos de apoio.

ELEMENTOS DE APOIO

Elementos de Apoio, são aqueles que apoiarão os elementos de informática nas diversas seções e atividades, além de se responsabilizarem pelas estruturas e recursos computacionais. Somente os elementos de informática deverão compor essa estrutura de apoio.

A diferença que se tem em adotar uma equipe de apoio é que estes têm compromisso em fazer toda a estrutura e mentalidade de informática funcionarem. Isto otimiza o trabalho de toda a equipe, pois cada setor tentaria resolver os problemas imediatos e localmente. Com isso há mais chances da equipe central em estudar e resolver problemas mais complexos. Assim, novos ensinamentos serão colhidos e divulgados, entrando num ciclo permanente de ensino. Quaisquer inovações e mudanças deverão ser divulgadas, principalmente através da equipe de apoio.

Os elementos de apoio estão divididos em três categorias: Encarregados de Informática, Encarregado Setorial de Informática e Encarregado Geral de Informática.

    ENCARREGADO DE INFORMÁTICA

Encarregado de informática é o elemento responsável por um ou mais recursos computacionais (computador e acessórios) dentro da seção. A sua principal função é assessorar a chefia nas questões ligadas à informática e assessorar outros usuários na execução de seus trabalhos. É ele também quem controla o acesso adequado aos recursos computacionais. Segue abaixo a lista das principais tarefas de um encarregado de informática:


  1. Verificar a configuração física e lógica no momento da inicialização do equipamento.

  2. Manter a limpeza do equipamento e do local.

  3. Assessorar o chefe e outros usuários do seu setor.

  4. Verificar o acesso feito por pessoas não habilitadas.

  5. Fazer manutenção dentro do seu nível de habilitação.

  6. Solicitar manutenção em caso de pane do equipamento nível hardware ou software que não esteja no seu nível de acesso.

  7. Dar treinamento e apoio aos seus orientados.

  8. Verificar correio eletrônico da seção e dos elementos de ligação.

  9. Reunir semanalmente os elementos de informática de sua ligação e propagar novos conhecimentos adquiridos.

  10. Fazer uma pequena ata da reunião, caso surja novos conhecimentos de interesse geral e levar ao encarregado setorial.

  11. Dar conhecimento aos usuários sobre as normas de uso do equipamento e qualquer modificação ou atualização quando houver.


    ENCARREGADO SETORIAL DE INFORMÁTICA

A principal função do encarregado setorial de informática é apoiar os encarregados de informática do seu setor.

A seguir serão destacadas as atividades do encarregado setorial:


  1. Dar apoio técnico aos encarregados de informática.

  2. Aplicar provas para habilitação ou elevação de nível dos elementos de informática.

  3. Dar motivação à equipe.

  4. Manter reuniões, contatos e grupos de discussão em prol da melhoria dos recursos computacionais da empresa e enviar relatórios e resoluções ao encarregado geral de informática.

    ENCARREGADO GERAL DE INFORMÁTICA

Encarregado geral de informática pode ser um membro da equipe central de informática ou da área de treinamento de recursos humanos. A sua principal função é coordenar e acompanhar a formação dos elementos de informática e equipe de apoio. Segue abaixo a lista das principais funções do encarregado geral:


  1. Manter reuniões com os encarregados setoriais.

  2. Comunicar novas padronizações.

  3. Elaborar novas diretrizes.

  4. Acompanhar as habilitações dos elementos de informática e dos elementos de apoio.

  5. Estimular o crescimento pessoal das equipes.

  6. Criar e ministrar novos cursos.

  7. Coordenar a elaboração das provas de habilitação.


ELEMENTOS ESPECIALIZADOS

Da mesma forma que treinamos os elementos de informática, utilizamos o mesmo método para os elementos especializados. Depois que o elemento de informática consegue a categoria “D”, ele pode passar para a fase de treinamento especializado.

É difícil separar em categorias uma equipe especializada, pois dependerá da área em que ele irá trabalhar. Por exemplo, algumas pessoas trabalharão com projetos de engenharia utilizando sistemas CAD (projeto auxiliado por computador). Outros irão trabalhar em banco de dados como Oracle, Sybase, Informix, etc., ou sistemas utilizando linguagem C ou orientada-a-objetos como o C++. De qualquer forma, utilizarão algum tipo de software específico para cada tipo de aplicação.

O problema é que na fase especializada há necessidade de algum tipo de conhecimento anterior, isto é, quem for trabalhar com CAD, precisa ter algum tipo de conhecimento na área técnica ou de engenharia. No caso de banco de dados, conhecimento de entidades e seus relacionamentos e, em sistemas, algoritmos. Apesar da especialização de um determinado setor, muitas vezes não há real necessidade que a pessoa seja altamente especializada, existem certos serviços que são mais fáceis de se realizar, mas toma muito tempo de um especialista. Por exemplo: interface amigável com o usuário. A maior parte do tempo de um programador é perdido em melhoramentos da interface. Um programador poderia muito bem ser poupado dessa tarefa, dando conhecimentos mínimos a um outro usuário, que tenha uma boa noção de “layout”. Dividir tarefas entre as pessoas que sabem mais e outras que tem menos experiência é uma forma coerente de se aproveitar o potencial de cada um. Dessa forma existe a necessidade de se criar uma equipe especializada,


DESENVOLVIMENTO DE EQUIPE ESPECIALIZADA


Montar uma equipe somente de pessoal especializado pode custar muito caro para a empresa, às vezes, isso pode não compensar. Se a equipe que for montada tiver características de não repassar conhecimentos, isto é, “pano preto”, a parte de desenvolvimento de elementos especializados pode ficar prejudicada.

Da mesma forma como foi desenvolvido os elementos de informática, podem ser desenvolvidos os elementos especializados, desde que os especialistas tenham a boa vontade de repassarem seus conhecimentos. Trabalhando-se em equipes, há uma tendência normal das pessoas em colaborar. Nesse trabalho, é muito importante a formação do mindware. A união e padronização nessas equipes podem fazer o diferencial. Por exemplo, como unir um sistema criado por um programador com a interface gráfica desenvolvido por um outro elemento? Se não houver padronização e comunicação, as peças podem não se encaixar no final, e isso pode ocasionar todo um novo trabalho de ambas as partes.

A equipe especializada é a união de pessoas de diferentes níveis com propósitos únicos, isto é, equipes destinadas a um projeto ou um trabalho específico. Para que essa equipe ande realmente como uma engrenagem é preciso que cada um dos componentes conheçam os seus limites. Assim como acontece com as habilitações dos elementos de informática, assim também deverá acontecer nessas equipes. Com isso, cada um saberá qual é o seu limite, sem interferir na parte do outro.

É melhor gastar algum tempo em compor uma equipe especializada, do que tentar compor uma equipe heterogênea com vários especialistas e técnicos, pois estes podem nunca acertar os seus ponteiros, isto é, podem nunca se entender, podendo causar grandes transtornos para realizarem um simples projeto.


Para tudo há um tempo, para cada coisa há um momento...

Eclesiastes 3,1.


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